Contraloría General de la República
Desafío: Consolidar la estrategia de Transformación Digital mediante la integración de los sistemas de información que producen documentos oficiales y garantizar una gestión documental electrónica alineada con la normativa archivística.
Solución implementada: Implementación de ArchivoX como plataforma SGDEA, integrando los diferentes sistemas de información institucionales para administrar el ciclo de vida de los documentos electrónicos, asegurar su trazabilidad y fortalecer la gestión documental de la entidad.
Resultados
- Integración de múltiples sistemas de información con el SGDEA.
- Centralización de la gestión documental electrónica.
- Mayor trazabilidad y control sobre la documentación oficial.
- Fortalecimiento de la estrategia institucional de Transformación Digital.
- Cumplimiento de los lineamientos para la gestión documental electrónica
Empresas Públicas de Medellín (EPM)
Desafío: Fortalecer la estrategia de gestión documental de una de las empresas de servicios públicos más importantes de América Latina, consolidando la información documental generada por múltiples sistemas de información y garantizando una gestión centralizada, oportuna y alineada con los procesos institucionales.
Solución implementada: Desde el año 2020, IOIP implementó ArchivoX como la plataforma de Gestión Electrónica de Documentos (SGDEA) de Empresas Públicas de Medellín (EPM). La solución incluyó el desarrollo de una robusta plataforma de integración que permite centralizar la información documental proveniente de diferentes sistemas corporativos. Adicionalmente, se diseñaron y personalizaron módulos especializados para automatizar la captura y gestión de los documentos producidos por los procesos institucionales, reduciendo la intervención manual y fortaleciendo la trazabilidad de la información.
Resultados
- Plataforma SGDEA implementada y en operación desde 2020.
- Integración de múltiples sistemas de información corporativos con la gestión documental.
- Centralización de la producción documental en un único repositorio institucional.
- Automatización de la recolección de documentos generados por los sistemas de negocio.
- Mayor oportunidad, trazabilidad y control sobre la información institucional.
- Fortalecimiento de la estrategia de Transformación Digital de EPM
Colombia Compra Eficiente
Desafío: Fortalecer la gestión electrónica de documentos y optimizar los procesos administrativos mediante una plataforma tecnológica que garantizara el cumplimiento de la normativa archivística colombiana, facilitando la administración integral de la información institucional y la automatización de los procesos documentales.
Solución implementada: Desde el año 2018, IOIP ha acompañado a Colombia Compra Eficiente en el fortalecimiento de su estrategia de Gestión Electrónica de Documentos mediante la implementación de un ecosistema integral de soluciones especializadas. Este ecosistema está conformado por ArchivoX, como plataforma de Gestión Electrónica de Documentos (SGDEA); TramiteX, para la administración de las comunicaciones oficiales; y ProcesoX, para la automatización y gestión de flujos documentales. La integración de estas soluciones ha permitido soportar los procesos administrativos de la entidad, garantizando el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y fortaleciendo la eficiencia operativa de la gestión documental.
Resultados
- Implementación de un ecosistema integral para la gestión documental electrónica.
- Fortalecimiento de la estrategia institucional de Gestión Electrónica de Documentos desde 2018.
- Automatización de los procesos asociados a las comunicaciones oficiales y los flujos documentales.
- Mayor control, trazabilidad y disponibilidad de la información institucional.
- Cumplimiento de los lineamientos y requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación.
- Optimización de los procesos administrativos mediante la integración de soluciones tecnológicas especializadas.
Valor agregado: La implementación de ArchivoX, TramiteX y ProcesoX permitió consolidar una plataforma tecnológica integrada que acompaña la evolución de los procesos administrativos de Colombia Compra Eficiente. Esta solución no solo fortaleció la gestión documental y el cumplimiento normativo, sino que también proporcionó una base tecnológica flexible para impulsar la transformación digital y la mejora continua de los servicios institucionales.
Ministerio de Defensa Nacional
Desafío: Fortalecer la gestión documental institucional mediante soluciones tecnológicas que apoyaran la administración de documentos electrónicos, las comunicaciones oficiales y determinados procesos operativos, garantizando el cumplimiento de la normativa archivística y la confidencialidad de la información
Solución implementada: Desde el año 2021, IOIP acompaña al Ministerio de Defensa Nacional en el fortalecimiento de su estrategia de gestión documental mediante la implementación de un ecosistema de soluciones especializadas. ArchivoX soporta la Gestión Electrónica de Documentos (SGDEA) y la implementación del Programa de Gestión Documental (PGD), incluyendo la migración de información digitalizada. TramiteX gestiona las comunicaciones oficiales y los procesos asociados a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD). Adicionalmente, ProcesoX apoya la automatización de procesos operativos de la entidad, de acuerdo con sus necesidades institucionales.
Resultados
- Fortalecimiento de la gestión documental institucional.
- Implementación del Programa de Gestión Documental (PGD).
- Migración de información digitalizada.
- Gestión centralizada de las comunicaciones oficiales y las PQRSD mediante TramiteX.
- Automatización de procesos operativos mediante ProcesoX.
- Acompañamiento continuo a la evolución de la plataforma desde 2021.
Valor agregado: La integración de ArchivoX, TramiteX y ProcesoX ha permitido consolidar un ecosistema tecnológico que fortalece la gestión documental, la administración de las comunicaciones oficiales y la automatización de procesos institucionales, bajo criterios de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.
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