¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma basada en la web que permite a las organizaciones crear sitios y almacenar documentos. Es apto para empresas de todos los tamaños y puede utilizarse para mejorar la comunicación y la colaboración, gestionar proyectos, almacenar y compartir documentos, y mucho más. SharePoint es una plataforma versátil que puede personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de su organización.
Cuenta con múltiples versiones como SharePoint Online, SharePoint Server y SharePoint Foundation. La principal diferencia entre las versiones Online y Server es que la primera está basada en la nube, es alojada y administrada por Microsoft y puede disfrutarla junto a su plan de Microsoft 365 empresarial.
En cambio, en la versión Server su alojamiento se realizara de forma local, bajo la infraestructura de su organización. La principal ventaja de esta versión es que pueden ofrecer una mayor personalización. Sin embargo, su mayor desventaja es que su organización requerirá mayor cantidad de personal de TI ya que se deben ocupar constantemente de actualizaciones y parches de seguridad para que el servicio funcione correctamente.
¿Para qué sirve SharePoint?
SharePoint es una plataforma muy versátil que se podrá adaptar a las necesidades específicas de su organización sin importar la industria o el tamaño de su empresa. Algunos usos comunes incluyen:
Creación de sitios web: Se puede utilizar para crear y gestionar sitios web. Esto puede ser útil para compartir información con empleados, clientes o el público en general.
Gestión de documentos: Puede utilizarse para almacenar y compartir documentos. Esto puede ser útil para colaborar en proyectos o para compartir recursos con los empleados.
Gestión de proyectos: Puede utilizarse para gestionar proyectos. Esto puede ser útil para el seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso.
Comunicación y la colaboración: SharePoint puede utilizarse para mejorar la comunicación y la colaboración. Esto puede ser útil para compartir información, ideas y recursos con los empleados.
¿Cómo puedo usarlo?
Para este blog nos enfocaremos en describir el uso de la versión de SharePoint Online al ser la versión mas usada actualmente. En Microsoft 365, puede crear un sitio desde la página de inicio de SharePoint. También obtendrá un sitio de grupo de SharePoint siempre que cree un grupo de Microsoft 365 en Outlook Online o en Microsoft 365.
Al ingresar, en la página de inicio se podrá encontrar con dos plantillas principales, la primera es la de sitio de comunicación, la cual se usa para para crear sitios atractivos para una amplia variedad de usos. La segunda plantilla es la de sitio de equipo, que se utiliza para crear sitios de colaboración para que los equipos trabajen juntos en proyectos.
Ambas plantillas pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de su organización y cuentan con componentes como:
Noticias: Las noticias pueden utilizarse para compartir información con los empleados, los clientes o el público en general.
Páginas: Las páginas pueden utilizarse para crear y gestionar sitios web.
Bibliotecas: Las bibliotecas pueden utilizarse para almacenar y compartir documentos.
Listas: Las listas pueden ser usadas para hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso.
Debates: Los debates pueden utilizarse para mejorar la comunicación y la colaboración.
El uso de estas herramientas le permitirá moldear de forma correcta su sitio de SharePoint para que se ajuste a las necesidades de su organización, generando valor desde el primer momento. Sin embargo, sí su requerimiento es muy específico también podrá desarrollar una herramienta personalizada que use algunas features de SharePoint o incluso crear una aplicación completa que funcione sobre SharePoint. Como ejemplo de esto tenemos podrías consultar más sobre nuestros productos Archivox, Tramitex y Procesox, especializados en la gestión de archivo electrónico y desplegados sobre SharePoint.
¿Cuales son las ventajas de usar SharePoint?
SharePoint tiene muchas ventajas, algunas de las cuales son:
Flexibilidad: SharePoint es una plataforma flexible que se puede personalizar para satisfacer las .
Integración: SharePoint se integra con las aplicaciones de Microsoft 365, incluyendo Word, Excel y PowerPoint.
Colaboración: SharePoint mejora la comunicación y colaboración al permitir a los empleados compartir información, ideas y recursos.
Seguridad: SharePoint proporciona una plataforma segura para almacenar y compartir documentos.
Costos: SharePoint es una solución rentable para empresas de todos los tamaños. Es más, si su entidad cuenta con un plan pago de Microsoft 365 es una herramienta que ya tiene incluida dentro de su plan.
En conclusión, SharePoint es una plataforma versátil que puede utilizarse para satisfacer las necesidades específicas de su organización. Si busca una solución rentable y adaptable para su empresa en cualquiera de las categorías que hemos mencionado previamente, definitivamente vale la pena considerar SharePoint. Adicionalmente, si ya cuenta con una suscripción activa de Microsoft 365 puede empezar a usar la herramienta e integrarla junto con toda la documentación de su entidad.
Si en cambio está interesado en usar Microsoft SharePoint como Gestor Documental, puede consultar nuestra publicación de blog ¿Es suficiente usar SharePoint como Gestor Documental?, donde le compartimos todas las funcionalidades y limitaciones que puede llegar a tener SharePoint a la hora de ser usado como gestor documental.