¿Qué es gestión documental?
La gestión documental es el proceso de organización, seguimiento y gestión de documentos electrónicos. Se utiliza en una gran variedad de sectores y con distintos fines y técnicas. Algunas aplicaciones comunes son la gestión de contratos, el servicio de atención al cliente, los recursos humanos y los registros médicos.
Usualmente, se realiza toda la gestión de documentos electrónicos a través de un sistema de gestión documental y dicho proceso suele ser auditado por instituciones como el archivo general de la nación o normas y leyes estatales, las cuales varían dependiendo del país o región.
En esta entrada del blog, hablaremos de los fundamentos de la gestión de documentos y de algunas de sus principales ventajas para el manejo de la información y los procesos dentro de una organización.
Conceptos clave sobre la gestión documental
Ahora que hemos visto las principales etapas en las que se basa la gestión de documentos, vamos a discutir algunos de sus conceptos clave.
Documentos electrónicos
Los documentos electrónicos son aquellos que existen en formato digital, a diferencia de los documentos en papel. Pueden ser creados, editados y almacenados electrónicamente y a menudo contienen contenido multimedia. A partir del crecimiento de las tecnologías de la información, hemos visto un gran crecimiento en la gestión de este tipo de documentos en línea.
Metadatos
Los metadatos son datos que describen otros datos. Ayudan a organizar y rastrear los documentos y pueden utilizarse para realizar búsquedas.
Flujo de trabajo
El flujo de trabajo se refiere a la secuencia de tareas que hay que realizar para completar una tarea o un proceso. Puede automatizarse mediante herramientas de software, lo que acelera el proceso y reduce los errores humanos.
Tablas de retención documental o (TRD) y calendarios de conservación
Las tablas de retención documental se utilizan para definir cuánto tiempo deben conservarse los documentos y cuáles pueden destruirse. Los calendarios de conservación se utilizan para saber cuándo los documentos han llegado al final de su período de conservación y deben ser destruidos. Este proceso se lleva a cabo a partir de las TVD o tablas de valoración documental, las cuales son un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final.
Series y subseries documentales
Una serie documental es un grupo de documentos que están relacionados entre sí y que han sido creados o recibidos por la misma unidad o individuo. Una subserie es un grupo de documentos que están relacionados entre sí, pero que no han sido creados o recibidos por la misma unidad o individuo.
Escaneo de documentos o creación de imágenes
La digitalización es el proceso de convertir los documentos en papel en imágenes digitales. Esto puede hacerse manualmente o mediante un software de escaneo.
Compresión de documentos
La compresión es el proceso de reducir el tamaño de una imagen o archivo digital. A menudo se hace para facilitar el envío de archivos por medios como el correo electrónico o para su correcto almacenamiento en una base de datos.
firma electrónica
Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que se adjuntan a un documento en el momento de la firma y permiten identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y la aceptación del contenido del documento. Su utilización ha crecido de forma masiva ya que son legalmente vinculantes en muchos países y pueden utilizarse para firmar contratos, acuerdos, etc.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Para comenzar, es pertinente establecer una diferencia entre software de gestión documental y un programa de gestión documental, ya que no son lo mismo. Un programa de gestión documental o PGD es una herramienta que le permite al Archivo General de la Nación formular y documental el desarrollo de los procesos de gestión documental enfocados en la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida.
El software de gestión de documental es un tipo de software que ayuda a las organizaciones a gestionar sus documentos e información. Permite a los empleados crear, editar y almacenar documentos electrónicamente, y puede automatizar el proceso de flujo de trabajo, entre otras actividades dependiendo de la entidad.
En otras palabras, podríamos decir que el software es un puente entre una base de datos y quienes desean buscar, crear o editar la información. Hay muchos tipos diferentes de software de gestión de documentos, algunos de los tipos más populares son:
- Sistemas de gestión de contenidos (CMS)
- Sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM)
- Sistema de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
- Software de escaneo e indexación -Sistemas de gestión de documentos (DMS)
A la hora de elegir un sistema de gestión documental, es importante tener en cuenta el tamaño y la complejidad de su organización, así como los tipos de documentos que necesita gestionar.
También es importante elegir un sistema que sea fácil de usar, de cumplimiento a todas sus necesidades de seguridad y normatividad y finalmente que sea fácil de integrar con los sistemas con los que actualmente trabaja su organización, esto para evitar posteriores problemas de migración o integración dentro de su institución y poder sacar el mayor rendimiento de estas herramientas.
¿Cuáles son las funciones de un gestor documental?
Creación de documentos
Permite a los empleados crear documentos y archivos electrónicamente.
Edición de documentos
Los empleados pueden editar documentos electrónicamente, lo que reduce la necesidad de imprimir y enviar faxes.
Almacenamiento
Los documentos pueden almacenarse en formato digital, que ocupa menos espacio que los documentos en papel. Los sistemas de gestión documental modernos ofrecen almacenamiento en la nube para garantizar acceso a la información para todos los empleados que la necesiten.
Recuperación
Los documentos pueden se recuperan rápida y fácilmente, lo que reduce la necesidad de buscar en los archivadores.
Control de versiones
Los documentos pueden ser versionados para que sólo se utilice la última versión.
Seguridad
Los documentos pueden protegerse con una contraseña o permisos por usuario para garantizar que no se accede a ellos ni se modifican sin autorización.
Colaboración
Los empleados pueden trabajar juntos en los documentos en tiempo real, y actualizar a la última versión en la nube con solo dar click a un botón.
Planificación
Le permite a las empresas determinar correctamente cuales son los procesos, disposiciones y resoluciones que tendrá un documento desde el momento que es generado o recibido.
Normatividad dentro de la gestión documental
Hay muchas normas de gestión de documentos, en el caso de Colombia, nos encontramos con la ley 594 de 2000, la ley general de archivos o ley 1712 de 2014, la ley de transparencia y acceso a la información y el decreto 1080 de 2015. Próximamente realizaremos una publicación en nuestro blog dedicada a la normatividad específica dentro del territorio Colombiano.
A nivel global, podemos hablar del Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records (MoReq), el cual es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, fue desarrollado en el marco de la Unión Europea y está relacionado con normas de gestión de documentos como la ISO 15489.
El modelo MoReq se ha traducido a varios idiomas, incluido el español, y se está utilizando en diferentes países. La versión más reciente (MoReq2010) se publicó en junio de 2010.
Algunos de los beneficios que se derivan de su aplicación son
- mayor eficiencia en la gestión de los documentos electrónicos
- mayor transparencia y el acceso a la información pública
- mejor conservación de los registros electrónicos
- facilitar la identificación y recuperación de la información.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un sistema de gestión documental?
Ahora que hemos visto los fundamentos y funciones de un sistema de gestión documental, vamos a hablar de algunas de sus ventajas. Quizá la mas importante es que hace que las entidades sean más eficientes y productivas. Los documentos pueden recuperarse rápidamente y fácilmente, lo que ahorra tiempo y dinero.
La gestión electrónica de documentos también garantiza que los documentos estén siempre actualizados, lo que reduce el riesgo de errores. También es más segura que el almacenamiento de documentos en papel, y permite una mejor colaboración entre los empleados. Por último, la gestión electrónica de documentos puede ayudar a las organizaciones con el cumplimiento de la normativa gubernamental.
En conclusión, la gestión documental es una poderosa herramienta que puede ayudar a una entidad a mejorar su eficiencia, cumplimiento y productividad. Es esencial para las empresas en la era digital actual, y cada vez es más importante para organizaciones de todos los tamaños.
¿Cuál es el futuro de la gestión documental?
El futuro de la gestión de documentos parece brillante, ya que cada vez más organizaciones se dan cuenta de las ventajas de implantar un sistema. La norma MoReq seguirá desempeñando un papel importante en las normas mundiales, y podemos esperar que más países la adopten. La importancia de los sistemas de gestión documental seguirá aumentando, y podemos esperar que se desarrollen funcionalidades, aplicaciones y programas muy innovadores.
El futuro estará ampliamente dominado por las soluciones y tecnologías digitales.
En los grupos de trabajo o en las entidades en las que las personas están repartidas por diferentes ubicaciones físicas, es muy difícil mantener a todos en la misma página cuando se trabaja con documentos y con el auge del trabajo remoto a nivel mundial es una problemática que se agrega a la lista.
Aquí es donde entra en juego la gestión electrónica de documentos para hacer todo mucho más fácil. Cuando las personas trabajan con los mismos archivos, es importante que haya algún tipo de sistema para que todos sepan lo que está pasando y no se hagan cambios sin la debida autorización. El control de versiones es la clave para tener siempre la última copia del archivo y se puede hacer de diferentes maneras.
Por ejemplo, si estás trabajando en un documento con otras personas, puedes tener un enlace en directo al documento para que todos tengan acceso a los últimos cambios y no sea necesario guardar varias copias del mismo archivo en diferentes ordenadores
La gestión documental en la nube
Otra tendencia que podremos encontrar en la gestión electrónica de documentos es uso de la nube y el olvido a los sistemas on premise. Esto significa que sus archivos y tablas de retención documental se almacenan en un servidor remoto y se puede acceder a ellos desde cualquier parte del mundo. Como ya hemos dicho, es una forma estupenda de asegurarse de que todo el mundo tiene acceso a la última versión del documento y elimina la necesidad de hacer varias copias.
El almacenamiento en la nube se está haciendo muy popular debido a sus muchas ventajas. Entre algunas de las organizaciones que ofrecen almacenamiento en la nube encontramos a Microsoft con sus servicios de Microsoft Azure y Microsoft Sharepoint. Amazon también ofrece almacenamiento en la nube con sus servicios Amazon SNS y Amazon Glacier. Google tiene su servicio Google Drive, e iCloud lo ofrece Apple. Hay muchos más proveedores de almacenamiento en la nube, y la lista sigue creciendo
Así que si estás buscando una forma de almacenar tus archivos de forma segura y fácilmente accesible, entonces usar la nube puede ser una gran solución.
La Blockchain entrará al juego
Blockchain es una tecnología que permite realizar transacciones seguras y transparentes, y ya se está utilizando en diferentes sectores. Por ejemplo, IBM ha desarrollado una plataforma blockchain llamada IBM Blockchain Platform Starter Plan, con la que se pueden desarrollar aplicaciones sobre la red blockchain
Esto podría ser algo interesante a tener en cuenta en los sistemas de gestión de documentos, ya que podría que podría facilitar transacciones o transferencias seguras y transparentes. Esto adquiere especial relevancia para instituciones que reciben auditoria como instituciones gubernamentales.
La vanguardia será llevada por soluciones con IA
La inteligencia artificial es otra tecnología que está empezando a tener impacto en diferentes industrias, y es algo que podemos esperar ver más en los sistemas de gestión de documentos. La IA puede utilizarse para una serie de tareas como el etiquetado automático de documentos, la identificación de duplicados o la extracción de datos de los documentos, por nombrar algunas
Por lo tanto, si está buscando un sistema de gestión de documentos que sea futurista y tenga muchas características, entonces debería considerar uno que tenga pensado incorporar IA.
Como pudiste ver , la gestión documental es una disciplina en constante progreso y sobre la cual trabajan múltiples organizaciones. Desde el Archivo General de la Nación y diversos entes reguladores, hasta compañías de software que trabajan constantemente por mejorar sus productos y hacer mas simple cada uno de los procesos que tienen que ver con gestión documental y de información.