¿Qué es un programa de gestión documental?
Un Programa de Gestión Documental o PGD es un mecanismo archivístico creado para que las organizaciones establezcan y documenten a corto, medio y largo plazo el desarrollo continuo de los procedimientos de gestión documental destinados a planificar, procesar, tratar y organizar la documentación producida y recibida desde su creación hasta su destino final con el fin de hacerla accesible y conservarla con las mejores prácticas.
La construcción y ejecución de esta herramienta le permite a las organizaciones consolidar sus objetivos en materia de gestión documental, así como reconocer sus necesidades tecnológicas para alcanzar el cumplimiento de requerimientos normativos y de negocio.
¿Qué debe incluir un PGD?
Un programa de gestión documental presenta típicamente la siguiente estructura:
- Alcance, establece los límites de acción del PGD
- Definición de metas a corto, mediano y largo plazo
- Público al que va dirigido, grupos de valor a los que impacta el instrumento y lineamientos para los procesos de la gestión documenta
- Actividades específicas, medibles, alcanzables y tiempos definidos para los ocho (8) procesos de gestión documental
- Fases de seguimiento, programas específicos, matriz de asignación de responsabilidades, armonización de planes y sistemas de la entidad.
¿Cuál es su alcance?
El PGD ejecuta sistemáticamente los ocho procesos de gestión documental: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración. Detalla las actividades a ejecutarse en cada uno de estos procesos en plazos planificados a corto (1 año), mediano (2años) y largo (3 y 4 años), establece metas específicas, medibles y alcanzables, minimizando esfuerzos y racionalizando recursos.
¿Cómo implementar el PGD?
Tal como lo establece el decreto 1080 de 2015 la implementación de un PGD se debe dividir en cuatro grandes fases: elaboración, ejecución, seguimiento y mejora del mismo.
Para las fases de elaboración, ejecución y puesta en marcha se deben determinar responsables dentro de la organización que se encarguen de verificar, aprobar, ejecutar y divulgar cada una de las tareas requeridas en el proceso. Luego de tener responsables para cada tarea la organización debe crear un cronograma de trabajo en el cual pueda definir los aspectos a implementar y ubicarlo dentro de un plazo de ejecución corto, mediano o largo dependiendo de la complejidad de la tarea.
Durante la fase de seguimiento se debe hacer monitoreo y evaluación permanente del PGD. Estas acciones se verán reflejadas en el levantamiento de acciones preventivas y correctivas en caso de que la ejecución del plan lo requiera.
Finalmente, en la fase de mejora se deben realizar auditorias internas y visitas de seguimiento a cada una de las dependencias para asegurarse de que se este implementando correctamente el PGF dentro de la organización.
¿Qué herramientas puedo necesitar?
Dependiendo de las necesidades de cada organización el PGD generará programas específicos que permitirá la ejecución de las actividades en pequeñas tareas. A continuación mencionaremos algunas de las herramientas de archivo más usadas.
SGDEA
Un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo puede permitirle a las organizaciones gestionar todo el ciclo de vida documental. Desde la gestión de comunicaciones oficiales, la radicación y gestión de documentos hasta la conformación de expedientes.
Sede electrónica
Para aquellas organizaciones que tienen contacto recurrente con sus clientes es muy importante la integración de una sede electrónica que facilite el acceso, registro y búsqueda de solicitudes ciudadana.
Microsoft 365
Office 365 es un servicio de suscripción que proporciona a los usuarios acceso a las últimas versiones de las aplicaciones de Microsoft Office, así como a otras herramientas de productividad como OneDrive y Teams. Estas herramientas pueden hacer más eficiente todo el proceso de gestión y almacenamiento de la información para las entidades
¿A qué normatividad está sujeta la creación de un programa de gestión documental?
Para el caso de Colombia, toda entidad está sujeta a la siguiente normativa:
- Ley general de archivos 594 de 2000. Ley general de archivos. Título V: Gestión de documentos. Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
- Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo 17: Sistemas de información.
- Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado.
Qué ventajas tiene su implementación
Mejora administrativa
El PGD contribuye a que una entidad cuente con la planificación necesaria para que desde el punto de vista administrativo pueda ejecutar las actividades de la mejor forma posible. Algunos de los resultados de esta mejora podrían ser:
- Reducir el volumen de los documentos innecesarios.
- Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
- Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la empresa.
- Brindar lineamientos para la gestión documental.
- Propiciar el uso de las TIC.
Optimización de procesos
La correcta ejecución de un PGD puede permitirle a una organización reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, gastos innecesarios, obstáculos y errores.
Desarrollar y ejecutar programas de gestión documental sin duda fortalecen todos los procesos de una empresa, dandole un mayor control de la información y contribuyendo con el crecimiento de la organización. Si deseas conocer más sobre nuestras herramientas y cómo ayudamos a las entidades a ser más eficientes contáctanos.