¿Qué es un trámite?
Para empezar, un trámite se define formalmente como la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo. Habitualmente los trámites se realizan con entidades publicas y en menor escala con el sector privado; los mismos son de diversas índoles, como ciudadanos debemos hacer trámites en forma permanente para desenvolvernos en una sociedad organizada.
Un trámite virtual la acción que un usuario realiza mediante las tecnologías de la información y la comunicación en relación con un documento o expediente administrativo sin estar físicamente presente, así como cualquier respuesta electrónica para el usuario. Muchos organismos públicos, deseosos de aumentar su eficacia en la última década del siglo XX, han optado por utilizar métodos electrónicos para llevar a cabo sus operaciones.
Existen varios tipos de software que pueden utilizarse para desarrollar y ejecutar procedimientos de forma electrónica. Se diferencian en cuanto a su potencia para adaptarse a las exigencias de su empresa, en las capacidades que ofrecen y en las tecnologías que emplean y utilizan.
El expediente electrónico es uno de los procesos electrónicos más conocidos y utilizados. Si quieres aprender un poco más acerca del expediente electrónico, tenemos una publicación en nuestro blog dedicada a él, El expediente electrónico: qué es, cómo se utiliza y las ventajas de la digitalización.
Según un estudio de Public Policy and Governance Review (PPGR), Colombia es uno de los países de América Latina que mejor ha implementado los servicios de gobierno electrónico en los últimos años. Esto ha llevado a una administración mas eficiente, ya que los ciudadanos pueden realizar trámites y transacciones en línea sin tener que salir de sus casas.
¿Cómo se realiza la tramitación electrónica?
El primer paso en cualquier procedimiento electrónico es identificar al usuario. Para ello, se utiliza un certificado digital o una firma electrónica. Un certificado digital es emitido por un tercero de confianza llamado autoridad de certificación que verifica su identidad y garantiza que el usuario es quien dice ser. El proceso de creación de un certificado digital implica la presentación de datos personales y la verificación de los mismos por parte de la autoridad de certificación.
Una vez verificada su identidad, se le entrega un certificado digital que puede utilizar para firmar electrónicamente documentos y archivos. Esto garantiza que la información contenida en ellos no ha sido modificada desde su firma.
En muchos casos, es necesario que un procedimiento electrónico vaya acompañado de documentos físicos que deben ser escaneados e incorporados al expediente. La conformación de un expediente permite que dichos documentos en formato electrónico puedan consultarse en cualquier momento del proceso.
El siguiente paso es abrir el propio procedimiento. La mayoría de los organismos administrativos ofrecen ahora sus servicios en línea y proporcionan una interfaz o sede electrónica que facilita al usuario encontrar lo que busca. Una vez que encuentre el servicio que necesita, puede rellenar el formulario y adjuntar los documentos necesarios, en su caso.
Tras enviar el formulario, recibirá un mensaje de confirmación de que su procedimiento ha sido recibido. Este mensaje suele contener un número de referencia o número de caso que le permitirá seguir el progreso de su procedimiento en línea.
Posteriormente, el proceso será resuelto por un agente al interior de la organización y le será notificado el resultado del procedimiento. Si el usuario llega a requerir alguna asistencia adicional, una plataforma como la sede electrónica le brindará ese canal de comunicación para resolver su caso de la mejor manera.
Una vez el caso fue resuelto se dará por cerrado y se archivará en el sistema en caso de que una posterior consulta sea requerida.
Beneficios de los trámites electrónicos para los ciudadanos
Disponer de un sistema de tramitación en línea proporciona una serie de ventajas a los ciudadanos, como la posibilidad de realizar sus trámites desde cualquier lugar y dispositivo y ahorrar tiempo y dinero. He aquí algunas ventajas adicionales:
- Una sede electrónica está disponible 24 horas al día, 365 días al año.
- Mayor transparencia y responsabilidad, ya que todas las transacciones quedan registradas y pueden ser consultadas por el ciudadano
- Mayor agilidad y rapidez de reacción. Los procedimientos se completan en menos tiempo.
- La inscripción en el expediente electrónico tiene un papel importante en la mejora de la seguridad jurídica.
- Se reduce el uso de papel y recursos energéticos, lo que la hace más sostenible.
- Documentación eficaz, ya que garantiza que se registren todos los detalles relevantes, con el objetivo de producir sólo la información y los datos necesarios para completar el procedimiento.
Beneficios de los trámites electrónicos para las organizaciones
Aprovechar las tecnologías de vanguardia y emplear procedimientos electrónicos en el sector público es una opción real y exitosa para acelerar los procesos administrativos, simplificarlos, permitir un mayor control y evaluar su eficacia de forma objetiva.
Puede ahorrar mucho tiempo y dinero a empresas y gobiernos
Por ejemplo, al automatizar procesos que antes se hacían manualmente, como la introducción de datos las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero. Además, la administración electrónica puede ayudar a reducir la cantidad de papeleo que hay que procesar, lo que puede conducir a una oficina mas eficiente y organizada.
Ofrece ventajas en materia de seguridad
Al utilizar certificados digitales para la autenticación, las entidades pueden estar seguras de que la persona que realiza la transacción es quien dice ser. Esto ayuda a prevenir el fraude y el robo de identidad, que son cada vez más comunes en el mundo actual.
Reduce el tiempo necesario para resolver un caso
En muchos casos, las partes sólo tienen que presentar sus pruebas en formato electrónico y no necesitan comparecer ante un tribunal u otro organismo gubernamental.
En el mundo empresarial se han implantado métodos electrónicos para reducir costes, simplificar procesos y obtener un mayor control sobre los procedimientos. La aplicación de los modelos de mejora continua a estos procesos y operaciones internas, fomentando el uso de la modernización, la implementación y la posterior medición para la introducción de mejoras, ha aumentado en gran medida la competitividad de las corporaciones al ofrecer un servicio de mayor calidad a sus clientes.
¿Cómo puedo integrar la tramitación electrónica a mi organización?
Hay muchas maneras de integrar el procesamiento electrónico en su organización. Una de ellas es utilizar una oficina o sede electrónica, que es una aplicación de software que permite gestionar y procesar toda la información relacionada con su empresa en formato electrónico.
Este sistema puede integrarse con un sistema de gestión documental, que ayudará a gestionar y almacenar todos los documentos relacionados con la empresa de forma eficiente. Los documentos son esenciales para las empresas, ya que contienen información sobre sus productos, servicios. Si una empresa no dispone de todos los documentos relevantes para su actividad, puede provocar una falta de transparencia y seguridad.
Cómo pudiste ver, la integración de trámites virtuales le ofrece muchos beneficios tanto a entidades gubernamentales como privadas. Si tienes alguna inquietud no dudes en contactarnos, somos una empresa especializada en gestión documental en Microsoft 365 y contamos con un producto llamado Tramitex, el cual permite la radicación de correspondencia de entrada y salida. Administra PQRSD tanto en soportes físicos como digitales y centraliza e integra la gestión de correspondencia.
Estaremos encantados de escucharte y acompañarte en el proceso de transformación digital.