¿Qué es un expediente electrónico?
Un expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que forman parte de un determinado proceso administrativo. Para ser considerado como tal, debe ser creado y almacenado en formato digital y aportar pruebas de su integridad. El sistema que se utilice para ello debe estar diseñado para que el contenido se registre exactamente cómo se escribió o recibió originalmente, y que puede ser reproducido en cualquier momento.
El archivo electrónico tiene una larga historia, que se remonta a finales del siglo XIX, cuando se empezaron a utilizar máquinas de escribir para crear documentos. Estos documentos mecanografiados se convirtieron posteriormente en microfilmes y se almacenaron en archivos. En los primeros tiempos de la informática, se utilizaban cintas y discos magnéticos para almacenar datos. Sin embargo, estos sistemas no estaban equipados para tratar grandes cantidades de información, por lo que la idea de un expediente electrónico estaba todavía muy lejos.
Los primeros expedientes electrónicos verdaderos empezaron a aparecer en los años 70, cuando se generalizó el uso de las bases de datos relacionales. En 1972, IBM creó su propio sistema de gestión de bases de datos llamado IMS (Information Management System). Este sistema permitía a los usuarios almacenar datos en una estructura lógica y recuperarlos mediante SQL (Structured Query Language).
El primer sistema profesional de gestión de documentos fue lanzado por Xerox en 1979. Permitía a los usuarios crear, editar y organizar sus documentos. En los años siguientes, muchas empresas empezaron a desarrollar sus propios sistemas de gestión documental basados en este modelo. Hoy en día hay cientos de diferentes programas informáticos que pueden utilizarse para este fin.
¿Qué encontramos en un expediente electrónico?
Un expediente electrónico generalmente esta conformado por cuatro componentes: los documentos, los índices, los metadatos y la firma electrónica.
- El documento contiene toda la información relacionada con un proceso o transacción, como facturas, informes y contratos. También puede incluir otro tipo de soportes como imágenes o archivos de audio y vídeo.
- Los índices son las estructuras que nos permiten encontrar la información que necesitamos en un documento de forma rápida y sencilla garantizando la integridad del documento
- Los metadatos son datos sobre los datos, que describen cómo se han creado o modificado. Los metadatos de un archivo electrónico pueden incluir su propietario, la fecha de creación y el historial de modificaciones.
- Finalmente, la firma electrónica proporciona la prueba de que un documento ha sido firmado por su autor o propietario y, por tanto, es auténtico
¿Cómo se añade un expediente dentro de un gestor documental?
Una vez conformado un expediente electrónico, hay que integrarlo en un sistema de gestión documental. Este proceso se conoce como ingesta y suele incluir los siguientes pasos:
- El primer paso es identificar el tipo de archivo y determinar su formato.
- El siguiente paso es extraer los metadatos del archivo y crear índices.
- El último paso es importar los archivo en el sistema de gestión de documentos
El tipo más común de archivos electrónicos son los PDF, que contienen tanto texto como imágenes. Los otros tipos de archivos que se pueden ingerir son los documentos de Microsoft Word (DOC o DOCX), las hojas de cálculo de Excel (XLS o XLSX) y las presentaciones de PowerPoint (PPT o PPTX). Otros formatos de archivos electrónicos que podemos encontrar pueden ser JPEG, TIFF o PNG, los cuales se encuentran exclusivamente en imágenes.
Las ventajas de utilizar expedientes electrónicos
Hay muchas ventajas del uso de expedientes electrónicos, entre las que se encuentran las siguientes
Trámites ágiles
No es necesario que la persona que realiza la tarea esté presente ya que la documentación electrónica puede ser revisada en línea, agilizando el procedimiento y permitiendo la verificación en tiempo real de los datos que sean necesarios. Los expedientes pueden ser entregados en un registro o ventanilla única sin necesidad de acudir a un lugar específico.
Registros con validez legal
Un expediente electrónico tiene la misma validez que un expediente en papel gracias a tecnologías como el cifrado de datos y la firma electrónica.
Fáciles de acceder y compartir
Puede acceder a sus expedientes electrónicos en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo. También son fáciles de compartir y brindan trazabilidad a la organización sin tener que hacer copias de los seguridad.
Seguridad avanzada
Los registros electrónicos se almacenan en bases de datos seguras con acceso controlado, lo que hace que no puedan ser alterados o manipulados sin dejar rastro. También se pueden encriptar para proporcionar más seguridad a la entidad
Digitalización de documentos: ¿por qué todas las organizaciones deberían digitalizar sus registros?
Hoy en día, no hay organización que no tenga acceso a la información digital. De hecho, la mayoría de las personas utilizan ordenadores en el trabajo o en su vida cotidiana. Esto hace que la producción documental de los empleados vaya creciendo constantemente. Sin embargo, una de las problemáticas es que esta información tiende a almacenarse en muchos formatos diferentes y esto puede ser un gran problema para las organizaciones, ya que a menudo necesitan acceder a documentos de múltiples fuentes y formatos para poder hacer su trabajo correctamente.
Por ejemplo, una organización puede tener registros de ventas almacenados en formato PDF en su servidor web y, al mismo tiempo, disponer de documentos financieros como facturas almacenados de forma física. Este problema puede resolverse digitalizando todos los registros de una organización. La digitalización es el proceso de convertir la información de un medio a otro. En la actualidad, la mayoría de los documentos se almacenan en formato PDF
La digitalización tiene varias ventajas. En primer lugar, permite ahorrar espacio al almacenar la información de forma digital en lugar de física. En segundo lugar, facilita el acceso a la información porque no es necesario un soporte físico como el papel o los discos duros. Sin embargo, la ventaja más importante de la digitalización es que permite buscar información de forma eficiente. Esto significa que se puede encontrar rápida y fácilmente, independientemente de su ubicación o formato.
La digitalización de los documentos es cada vez más importante en las organizaciones. Les permite ser eficientes y ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que contribuye a proteger el medio ambiente al reducir el consumo de papel.
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