En cualquier entidad, el manejo de los documentos es una tarea importante. Desde la creación hasta el almacenamiento y la valoración, la información está en constante movimiento. Un buen sistema de gestión documental garantiza que todas estas actividades se realicen de forma fluida y eficaz, con el menor riesgo posible de pérdida de datos.
En esta guía, hablaremos de las diferentes fases de la gestión de documentos, de los procesos que conlleva cada una de ellas y de los beneficios que podría ofrecerle a su organización
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso de organización, seguimiento y gestión de documentos electrónicos. Se utiliza en una gran variedad de sectores y con distintos fines y técnicas. Algunas aplicaciones comunes son la gestión de contratos, el servicio de atención al cliente, los recursos humanos y los registros médicos. Si deseas más información sobre qué es la gestión documental puedes revisar nuestra publicación ¿Qué es la gestión documental y porque es importante para todas las empresas?
Un sistema de gestión documental le permite a las organizaciones gestionar sus documentos e información siguiendo la planificación realizada por la entidad. Esta planificación hace parte de un proceso de 8 etapas, donde se pretende organizar todo el ciclo de vida del documento para mejorar su trazabilidad, preservación, control y análisis, lo que mejora drásticamente la toma de decisiones de las entidades y les permite alcanzar sus objetivos.
Sin más dilación, comencemos a revisar las etapas y procesos de gestión documental y lo que sucede en cada una de ellas
Planeación
La primera fase de la gestión de documentos es la planeación. En esta fase, se encuentran involucradas actividades enfocadas en la planeación, generación y valoración de los documentos de una organización. Todo esto bajo el marco del conocimiento y cumplimiento del contexto legal, funcional y técnico según sea el caso.
El diseño de formularios, documentos, análisis y su registro en un sistema de gestión documental se realizan en esta etapa.
Producción
La siguiente fase es la de producción, y en esta etapa están incluidas todas las actividades que están destinadas al estudio de los documentos de la organización. La forma de producción, el ingreso, formato, estructura y finalidad son contemplados en esta etapa con el objetivo de poderlo asignar a un area competente y alcanzar los resultados esperados.
El diseño, el tipo de letra y otros detalles de formato deben ser coherentes con las directrices de la empresa para que sean fácilmente identificados y procesados posteriormente. Otra consideración importante en esta fase es la nomenclatura de los documentos. Los documentos deben nombrarse de forma que sean fáciles de encontrar e identificar. Una buena convención de nomenclatura incluirá el tipo de documento, su número de versión y el departamento o la persona que lo creó.
Gestión y trámite
En esta etapa se incluyen todas las tareas necesarias para el registro, vinculación a un trámite, distribución, descripción a nivel de metadatos, disponibilidad, recuperación y acceso para consulta a cada uno de los documentos asociados a un trámite. Posteriormente, también hablamos del control y el seguimiento a los trámites hasta que se alcanza una solución para cada uno de los asuntos.
Organización
En esta fase se incluyen todas las operaciones técnicas que permiten que los documentos sean declarados y ordenados de manera lógica y coherente dentro del sistema. Esto puede hacerse por departamento, tipo de documento o cualquier otro método que tenga sentido para la empresa. Esta fase es importante porque garantiza que los documentos puedan localizarse y recuperarse fácilmente cuando se necesiten.
Transferencia
En esta etapa se incluyen todas las operaciones que influyen en la transferencia de documentos durante las fases del archivo. Se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD). El objetivo es garantizar que se pueda acceder a los documentos y utilizarlos en el futuro.
Disposición de documentos
Todas las etapas de selección y valoración para la conservación o eliminación de documentos, determinadas por las tablas de conservación y valoración, se denominan control del proceso. Esto permite controlar y realizar un correcto seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
Preservación a largo plazo
Estos son todos los pasos, estrategias y criterios que deben seguirse a lo largo de los procesos de gestión y archivo de documentos con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.
Valoración
La etapa de valoración del proceso de gestión de documentos es importante porque establece el valor de un documento. Esta información se utiliza para tomar decisiones sobre la conservación a largo plazo de los documentos. Las tablas de valoración, que se basan en el valor legal e histórico de un documento, ayudan a tomar estas decisiones.
¿Porque debo seguir las etapas de forma ordenada?
Una de las ventajas de seguir estos procesos de forma rígida es que ayuda a garantizar la integridad de los datos. Cuando se siguen todos los pasos de forma ordenada, es mucho mas difícil que los documentos se extravíen o se alteren accidentalmente. Esto también facilita la localización y restauración de cualquier archivo perdido o dañado.
Mientras vamos ejecutando cada una de estas etapas es muy importante prestar especial atención a la documentación. Ya que al tener el proceso documentado podremos tener claro el origen y el destino de la organización en materia de archivo.
¿Y cuales son los beneficios?
Quizá la mas importante es que hace que las entidades sean más eficientes y productivas. Los documentos pueden recuperarse rápidamente y fácilmente, lo que ahorra tiempo y dinero.
La gestión electrónica de documentos también garantiza que los documentos estén siempre actualizados, lo que reduce el riesgo de errores. También es más segura que el almacenamiento de documentos en papel, y permite una mejor colaboración entre los empleados. Si desea aprender más sobre seguridad documental y ciberseguridad no dude en consultar nuestra publicación 8 aspectos más importantes de seguridad documental y ciberseguridad que debe tener en cuenta
Finalmente, el cumplimiento normativo se perfila como uno de los requisitos mas grandes para las instituciones en la actualidad. Y el conocer y aplicar cada una de estas etapas permite que el Plan de Gestión Documental o PGD de cada entidad pueda verse ejecutado de la mejor manera.
Sí desea más información sobre la normatividad en materia de gestión documental, hemos generado material de apoyo y puede consultarlo en nuestra publicación ¿Cuáles son las normas de gestión documental en Colombia en 2022?
Si deseas una guía más detallada o tienes alguna inquietud sobre los las etapas y procesos de gestión documental no dude en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarle.