En Colombia, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos. En esta entrada del blog expondremos la normatividad que se encuentra vigente en el 2022.
Los cambios más recientes fueron realizados por la Circular 001 del 31 de marzo de 2020, el Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015, el Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 y el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019 y rigen en todo el estado. ¡Sigue leyendo para conocer más sobre estos cambios y ver el estado del arte de la normatividad en Colombia!
¿Qué es y porque es importante la gestión documental?
Para comenzar, es importante recordar algunas cosas de lo que expusimos en nuestra entrada de blog ¿Qué es la gestión documental y porque es importante para todas las empresas?
La gestión documental es el proceso de organización, seguimiento y administración de documentos electrónicos. Forma parte del camino de digitalización para las instituciones y se utiliza en una gran variedad de sectores y con distintos fines y técnicas. Algunas aplicaciones comunes son la gestión de contratos, el servicio de atención al cliente, específicamente con la gestión de casos, los recursos humanos y los registros médicos.
La gestión de archivos electrónicos es ejecutada a través de un software especializado y dicho proceso suele ser auditado por instituciones como el archivo general de la nación o normas y leyes estatales, las cuales varían dependiendo del país o región.
Algunos de los beneficios que se derivan de su aplicación son
- mayor eficiencia en la gestión de los documentos de archivo
- mayor transparencia y el acceso a la información pública
- mejor conservación de los registros electrónicos
- facilitar la identificación y recuperación de la información
- Mejorar la calidad del servicio prestado a sus usuarios
¿por qué es importante la normatividad en gestión de archivo electrónico?
Las normas son importantes porque permiten la normalización y garantizan que todas las empresas y organizaciones funcionen con las mismas directrices. Esto facilita las relaciones comerciales entre las empresas, ya que saben lo que se espera de ellas, así como de su uso de servicios con enfoque documental. Además, se realizan auditorías a una temática normalizada es más fácil comparar y contrastar las empresas porque están regidas bajo los mismos parámetros, permitiendo así la creación de estándares para el progreso de toda la industria.
A nivel global, podemos hablar del Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records (MoReq), el cual es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, fue desarrollado en el marco de la Unión Europea y está relacionado con normas de gestión de documentos como la ISO 15489.
El modelo MoReq se ha traducido a varios idiomas, incluido el español, y se está utilizando en diferentes países. La versión más reciente (MoReq2010) se publicó en junio de 2010.
En una próxima publicación nos referiremos de forma específica al MoReq y a todo el conjunto de modelos y normatividades que tenemos a nivel global, ya que el objetivo de esta publicación es profundizar y prestar especial atención en las normas más relevantes para entidades Colombianas.
¿Cuales son las normas de gestión documental vigentes en Colombia?
1. Política Nacional de Archivos
Es un conjunto de directrices establecidas por el Archivo General de la Nación para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica y su estado de conservación. La Política Nacional de Archivos (PNA) regula la creación, organización, administración, uso y disposiciones de los archivos públicos. Establece los principios que se deben seguir para garantizar que la información gubernamental se gestione de manera eficiente y conservado. Puedes consultar más sobre ella en este documento creado por el AGN
2. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos
Es la norma nacional para la gestión de archivos electrónicos. Establece requisitos y recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de conservación de registros electrónicos
3. Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información.
Con respecto a la gestión de la información digital, también contamos con esta norma. La cual establece un conjunto de requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI), que es el marco organizativo que permite a una organización gestionar su información sensible y confidencial
Una vez expuestas las normas con mayor alcance como lo pueden ser el PNA o las NTC ISO, podemos proseguir con algunos de los decretos, acuerdos y circulares mas importantes. Entre las que se encuentran la Circular 0001 del 31 de marzo de 2020, Decreto ley 1080 del 26 de mayo de 2015 y muchas otras mas. ¡Veamos con más detalle cada una de estas normas!
4. Circular 0001 del 31 de marzo de 2020
Esta circular establece la nueva política de gestión documental para las entidades públicas en Colombia. Reemplaza la norma anterior, la Circular 010 del 15 de noviembre de 2013. Los principales cambios son:
- El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los documentos en papel sólo deben utilizarse como último recurso.
- Todas las entidades públicas deben tener un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS).
- Los documentos deben clasificarse según su nivel de importancia y sensibilidad.
5. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Este decreto aprueba la Política Nacional de Archivos y establece que la Dirección General de Archivos Nacionales es la entidad responsable de la aplicación de la política. Adicionalmente, establece las especificaciones técnicas para la creación, almacenamiento y uso de documentos de archivo en Colombia. Sustituye al Decreto 010 del 14 de febrero de 2005. Los principales cambios son:
- Ahora se permite la firma electrónica. Para aprender más sobre firma electrónica puedes leer nuestro post siguiendo este link.
- Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro.
Si deseas profundizar en esta ley, recomendamos consultar el artículo 2.8.2.1.1 siguiendo este link
6. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015
Este decreto establece los procedimientos de registro y archivo para los documentos electrónicos en Colombia. Sustituye al Decreto 010 del 14 de febrero de 2005. Los principales cambios son:
- Los documentos deben ser registrados y archivados según su nivel de importancia y sensibilidad.
- Ya no se requieren archivadores.
Si deseas profundizar en esta ley, recomendamos consultar el artículo 2.1.1.1.1 siguiendo este link
7. Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos
Esta ley regula los documentos de archivo y establece el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Los principales cambios son:
- El SNA es ahora responsable de la administración de los archivos públicos.
- Las entidades públicas deben conservar sus archivos durante un mínimo de 25 años se establece un registro nacional de archivos.
Si quieres profundizar en la Ley General de Archivos, te recomendamos que consultes el artículo 19 siguiendo este link
8. Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019
Este acuerdo modifica el Decreto 1080 de 2015, estableciendo que la Política Nacional de Archivos aplica a todas las instituciones gubernamentales y no solo a las entidades públicas. Este acuerdo también establece que la Dirección General de Archivos Nacionales es la encargada de promover y difundir la Política Nacional de Archivos.
Finalmente, establece los requisitos mínimos para las entidades públicas Colombianas a disponer de un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). Sustituye al Acuerdo 0020 del 30 de abril de 2018. Los principales cambios son:
- Las entidades públicas ahora deben utilizar un SGDE que esté certificado por el Instituto Nacional de Archivos.
- El Archivo General de la Nación brindará asistencia técnica a las entidades públicas para que cumplan con el acuerdo.
- El Instituto Nacional de Archivos certificará los SGD que cumplan con los requisitos mínimos del acuerdo.
Hay otras normas como la Circular externa 003 de febrero 27 de 2015 que establecen el uso de la firma digital en el sector público y el Acuerdo 0038 del 19 de diciembre de 2017 que establece el formato de los documentos electrónicos. Como puedes ver, ¡hay muchas normas cuando se trata de la gestión de documentos en Colombia! Y aunque se categoriza como interés general, puede ser un poco abrumador, pero con un buen conocimiento de cada norma, tu empresa podrá gestionar sus documentos de manera eficiente y segura.
Si deseas conocer la totalidad de las normas vigentes en Colombia puedes seguir este link. Con el cual serás re dirigido al sitio web de Función Pública donde encontrarás los 30 registros o normas que rigen en materia de gestión documental en todo el territorio nacional y para todas las organizaciones.
O si en cambio deseas aprender sobre seguridad documental o ciberseguridad para dar cumplimiento total a la normatividad no dudes en consultar nuestra publicación 8 aspectos más importantes de seguridad documental y ciberseguridad que debe tener en cuenta
Para saber más sobre cómo los cambios normativos pueden afectar su entidad ¡contacte con nosotros!. Contamos con soluciones que dan cumplimiento al 100% de los requerimientos y normatividades del AGN y estaremos encantados de responder a cualquier pregunta que tenga. Gracias por leer.