Todo lo que necesitas saber sobre archivo electrónico en la gestión documental
¿Qué es un archivo electrónico?
Un archivo electrónico es un repositorio digital que permite almacenar, gestionar y reutilizar la información de forma sencilla, eficaz y segura. La principal ventaja de este repositorio es que permite acceder a los documentos desde cualquier punto de conexión a Internet en el mundo. Además, ofrece una rápida capacidad de búsqueda y recuperación tanto de documentos en papel como de datos no estructurados, como el correo electrónico o los archivos digitales.
El archivo en papel es un depósito físico en el que los documentos se guardan en carpetas o cajas. La principal desventaja de este tipo de archivo es que puede ser difícil encontrar el documento que se necesita, debido a su ubicación. Además, los archivos en papel ocupan mucho espacio y deben actualizarse periódicamente cuando se añade nueva información.
Un archivo en microfilm es un reproducción fotográfica de documentos en papel. Las principales ventajas de utilizar el microfilme son que es un formato estable y que ocupa muy poco espacio. Sin embargo, recuperar la información del microfilm puede ser difícil y llevar mucho tiempo.
¿Qué es gestion documental?
Ahora que hemos explicado qué es un archivo electrónico, es importante dotar de contexto esta definición hablando de la gestión documental. La gestión de documentos es el proceso de organización, seguimiento y gestión de todos los documentos de una organización. Esto incluye tanto los archivos en papel como los electrónicos.
Una de las principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental es que puede ayudar a mejorar la comunicación entre los empleados. Además, puede ayudar a agilizar los procesos empresariales al proporcionar a los empleados un acceso fácil a la información que .
¿Cuál es la función del archivo en la gestión de documentos?
El archivo electrónico tiene muchas funciones, pero una de las principales es la de almacenar los documentos durante un determinado periodo de tiempo y preservar su integridad y autenticidad.
La forma más sencilla de hacerlo es utilizando un sistema de gestión de archivo electrónico o SGDEA. Un SGDEA permite gestionar toda la información de su empresa en un solo lugar. Además, garantiza que sus datos estén seguros y cumplan la normativa del sector.
Las principales funciones del archivo son
- Almacenar los documentos durante un periodo de tiempo determinado para preservar su integridad y autenticidad
- Mantener el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
- Garantizar que los documentos se almacenan de forma que se puedan encontrar rápidamente cuando se necesiten
- Centralizar y unir la información, es decir, permitir la conexión entre la nueva información y los conocimientos anteriores
Archivos de gestión, archivos centrales y archivos históricos
Una organización puede utilizar un archivo de gestión, un archivo central o un archivo histórico (o los tres) en función de sus necesidades. Veamos cada tipo de archivo por separado:
Un archivo de gestión es el que utiliza una organización para gestionar los documentos que produce. Una de las principales funciones de este archivo es proteger y preservar la integridad y autenticidad de un documento almacenándolo en un lugar seguro .
Un archivo central es el depósito utilizado por una organización para gestionar los documentos que se producen y almacenan en diferentes lugares pero que comparten un tema o propósito común. Estos archivos pueden estar situados en lugares físicos distintos, como oficinas o edificios, o pueden gestionarse electrónicamente mediante una red informática.
Por último, los archivos históricos contienen información sobre acontecimientos importantes que han ocurrido en el pasado y que pueden ser de interés para las generaciones presentes y futuras. Estos archivos suelen ser conservados por instituciones como gobiernos nacionales, universidades o museos.
¿Cuales son las ventajas de archivar?
La principal ventaja de utilizar un archivo electrónico es que se pueden agilizar los procesos de la empresa al proporcionar a los empleados un fácil acceso a la información . Además, los archivos electrónicos pueden ayudar a mejorar la comunicación entre los empleados, garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa del sector.
El uso de instrumentos de archivo en la gestión de documentos también tiene algunas ventajas intangibles. Por ejemplo, al preservar la integridad y autenticidad de los documentos, una organización puede generar confianza con sus clientes y socios. Además, los archivos históricos pueden proporcionar a los investigadores información valiosa sobre el pasado. Esto puede ayudar a una organización a entender su lugar en el mundo y a tomar mejores decisiones para el futuro.
Esperamos que este artículo le haya resultado útil. Si tiene alguna pregunta sobre archivo o sobre cómo integrar software a sus procesos existentes, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarle.