¿Qué son los instrumentos archivísticos?
Un instrumento archivístico es simplemente una herramienta que te ayuda a gestionar tus archivos. Todos los instrumentos que ayudan a ejecutar las actividades y tareas de gestión y planeación de documentos como el manejo optimizado de los papeles, la clasificación, la categorización, la verificación y la ordenación dentro de las organizaciones y entidades son instrumentos de archivo. Estos garantizan un control exhaustivo de los documentos al proporcionar información completa sobre los mismos, como su destino, tratamiento y disposición final al interior de la entidad.
Hay muchos tipos diferentes de instrumentos archivísticos, pero los más comunes son los cuadros de clasificación documental (CCD), las tablas de retención documental (TRD), los programas de gestión documental (PGD) y los planes institucionales de archivo (PINAR). Veamos con más detalle cada una de estas herramientas.
Cuadro de clasificación documental – CCD
El primer tipo de herramienta de archivo que vamos a analizar es el cuadro de clasificación de documentos, o CCD. Esta herramienta se utiliza para clasificar los documentos en categorías y subcategorías. Puede ayudarle a realizar un seguimiento de los registros de su organización y asegurarse de que todos los documentos importantes se archivan correctamente. El CCD debe diseñarse de acuerdo con las necesidades específicas de su organización y debe actualizarse de acuerdo al crecimiento de su organización.
Tablas de retención documental (TRD)
El siguiente tipo de herramienta de archivo es la tabla de retención documental, o TRD. Esta tabla enumera todos los documentos de su organización y especifica cuánto tiempo debe conservarse cada documento antes de ser destruido o archivado. Puede ayudar a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de conservación de documentos. Para mayor información sobre las TRD consulta nuestra publicación de blog Tablas de Retención Documental: Qué son y cómo utilizarlas
Programa de gestión documental (PGD)
El tercer tipo de instrumento es el programa de gestión documental, o PGD. Este programa le permite gestionar sus documentos electrónicamente y hacer un seguimiento de quién tiene acceso a cada documento. Puede ayudarle a mantener los registros de su organización organizados y fáciles de administrar. Si te interesa este tema puedes consultar nuestra publicación de blog Programa de gestión de documental – PGD: ¿Qué son y por qué necesita uno? y podrás encontrar información específica sobre qué es un PGD, su alcance, normatividad o ventajas.
Plan de archivo institucional (PINAR)
El cuarto tipo de herramienta de archivo es el plan de archivo institucional, o PINAR. Este programa le permite gestionar los archivos de su organización y asegurarse de que se almacenan y mantienen adecuadamente. Esto puede ayudarle a mantener los registros de su organización organizados y de fácil acceso para su posterior disposición.
Tablas de control de acceso (TCA)
Las Tablas de Control de Acceso o TCA se utilizan para controlar el acceso a los documentos de su organización. Enumeran los nombres de todas las personas que tienen permiso para acceder a cada documento y especifican qué tipo de acceso tienen. Esto puede ayudarle a mantener la seguridad de los registros de su organización y evitar que personas no autorizadas acceder a ellos.
Banco de Terminología de Tipos de Documentos, Series y Subseries (BANTER)
El Banco de Terminología de Tipos de Documentos, Series y Subseries (BANTER) sirve para normalizar la terminología utilizada en los documentos de su organización. Puede ayudarle a garantizar que todo el mundo utiliza los mismos términos cuando se refiere a los diferentes tipos, series y subseries. Esto puede ayudarle a mantener sus registros organizados y fáciles de entender para los empleados de la organización.
¿Por qué implementar instrumentos archivísticos?
Hay muchas razones por las que una organización debe implantar instrumentos archivísticos. La razón más importante es garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de conservación de documentos, al utilizar un CCD, TRD, DMP con el PINAR o las TCA, una organización puede estar segura de que cumple con todos los requisitos legales pertinentes.
Otra razón para implantar instrumentos de archivo es mejorar la eficacia de su sistema de gestión de documentos. Cuando todo el mundo utiliza una terminología y unos esquemas de clasificación normalizados, puede encontrar fácilmente los documentos que necesita. Esto puede ahorrar tiempo y dinero a su organización ya que al no tener que desperdiciar grandes cantidades de tiempo en procesos de consulta o transferencia, su organización podrá ejecutar tareas de forma más eficiente.
¿Cómo integrar un Instrumento de Archivo a mi organización?
El proceso de integración en una organización varía en función del tipo de instrumento que se va a implantar. Por ejemplo, si se va a implantar un CCD (Cuadro de Clasificación documental) o TRD (Tablas de Retención documental), es importante que los responsables de este tipo de registro comprendan su finalidad y su funcionamiento. También deben coordinar con su proveedor de software como integrar dichos instrumentos a la herramienta de forma eficaz.
Por otro lado, si se va a implantar un PGD (Programa de Gestión Documental), el primer paso sería definir los tipos de documentos que van a entrar en este programa. Una vez definidos estos tipos, hay que clasificarlos en función de su contenido o materia mediante un CCD o TRD. Una vez hecho esto, será necesario determinar los periodos de conservación de cada tipo de documento y el tiempo que deben conservarse para cumplir los requisitos legales.
Finalmente, si se implanta un BANTER (Banco de Terminología de Tipos de Documentos, Series y Subseries), se deben determinar los tipos de documentos que se incluirán en este programa, así como los controles de acceso y la terminología que se utilizará.
Como puedes ver, los instrumentos de archivo son herramientas que le permitirán a todas las organizaciones gestionar su producción documental de forma más eficiente. Su implementación puede representar algunos retos pero el retorno de inversión o ROI de estás actividades es muy alto, lo que le permitirá alcanzar los propósitos de la entidad y mejorar la atención y procesos con sus clientes.
Adicionalmente, uno de los beneficios más grandes de integrar estos instrumentos es la mejora en seguridad que tienen las entidades. Si deseas aprender más sobre ciberseguridad no dudes en consultar nuestra publicación 8 aspectos más importantes de seguridad documental y ciberseguridad que debe tener en cuenta.
Si quieres más información como cómo implementar o aplicar los instrumentos de archivo en tu organización no dudes en contactarnos. Somos especialistas en Gestión Documental con Microsoft 365 y estaremos encantados de apoyarte en el proceso de integrar instrumentos de archivo a través de la tecnología en tu entidad.