Para comenzar, es necesario que revisemos el concepto de Gobierno Electrónico ya que engloba toda una serie de estrategias de las que la Sede Electrónica hace parte. El Gobierno Electrónico es una propuesta que tiene el Estado para que sus instituciones implementen el uso de las TIC en la gestión administrativa, con el fin de coordinar, implementar y desarrollar políticas públicas capaces de satisfacer las necesidades de la sociedad y del Estado Social de Derecho.
Con ello, se busca desarrollar programas y métodos de comunicación enfocados a la prestación de servicios a los ciudadanos para mejorar la participación ciudadana. Dichos métodos permiten una comunicación asíncrona través de Internet, donde toda la información se mantiene en formatos digitales, accesible para su consulta sin necesidad de desplazamientos ni esperas.
¿Qué es una sede electrónica?
Una sede electrónica es un sitio web dispuesto por una entidad gubernamental para que la ciudadanía pueda acceder a información, servicios y trámites electrónicos necesitando únicamente con un equipo conectado a internet. Usualmente, las sedes electrónicas son administradas, desplegadas y soportadas en plataformas externas que brindan a las instituciones la escalabilidad necesaria para responder de forma oportuna todos los requerimientos de la ciudadania.
Una Sede Electrónica es importante porque ahorra tiempo y dinero tanto a la administración como a los ciudadanos. Además, permite agilizar los procesos y mejorar la calidad del servicio. Por ejemplo, si un ciudadano necesita solicitar un permiso, o un certificado, puede hacerlo en línea sin tener que acudir personalmente a la oficina gubernamental.
Tipos de sede electrónica
Existen tres tipos de oficinas electrónicas: la de tipo portal, la de tipo transaccional y la de tipo colaborativo.
Tipo portal: es el tipo mas básico de sede electrónica. Ofrece información sobre los servicios que ofrece una determinada entidad gubernamental. El ciudadano puede consultar esta información, pero no puede realizar ninguna transacción en línea.
Tipo transaccional: en este tipo de sede electrónica, el ciudadano puede realizar ciertas transacciones en línea. Por ejemplo, puede solicitar un permiso o pagar sus impuestos.
Tipo colaborativo: es el tipo más avanzado de sede electrónica. Además de poder consultar información y realizar transacciones, el ciudadano puede interactuar con los empleados públicos.
Principales características de una sede electrónica
Trazabilidad
Una de las ventajas de realizar trámites y gestiones en una oficina electrónica es que se administran de forma transparente . Esto significa que cada etapa del proceso queda registrada y puede ser rastreada. Esto permite un mayor control y responsabilidad por parte de las entidades públicas.
Integración con otros organismos públicos
Una oficina electrónica debe estar integrada con otros organismos públicos para permitir el intercambio de información entre ellos. Esto facilita la coordinación de las acciones, lo que conlleva una administración pública más eficiente y eficaz.
Facilidad de uso
La oficina electrónica debe diseñarse teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios. Esto significa que debe ser fácil de usar y entender. La interfaz de usuario debe ser intuitiva y debe tener en cuenta la accesibilidad para ciudadanos con diversidad funcional.
¿Cuál es el marco legal que rige las sedes electrónicas?
El marco legal que regula las sedes electrónicas varía de un país a otro. En Colombia, una de las mas importantes es la Ley 1712 de 2014. Esta ley establece los requisitos que deben cumplir las entidades públicas para ofrecer servicios electrónicos. También establece los derechos y deberes de los ciudadanos en relación con el uso de los servicios electrónicos.
Así mismo podemos encontrar el Decreto 3067 de 2013 el cual establece el marco regulatorio de los servicios de telecomunicaciones en Colombia. Este decreto regula diferentes aspectos como la calidad del servicio, las obligaciones de servicio universal y la Neutralidad de la Red.
Finalmente, también debemos revisar el decreto 1413 del 14 de agosto de 2017. El cual da una definición de las sedes electrónicas, así como también presenta algunas recomendaciones mínimas que estas deben tener, como por ejemplo:
Identificación de usuario
Cuando un ciudadano accede a una sede electrónica, debe identificarse para poder utilizar los servicios que ésta ofrece. Hay varias formas de hacerlo, como por ejemplo mediante un nombre de usuario y una contraseña, o con un certificado digital.
Políticas de seguridad y tratamiento de información
Para garantizar la seguridad de la información procesada en una oficina electrónica, es importante que las entidades públicas cuenten con políticas de seguridad específicas. Estas políticas deben incluir medidas de protección contra el acceso no autorizado, la alteración, la destrucción o la divulgación de los datos. Adicionalmente, el tratamiento de datos personales debe cumplir con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales.
Ventajas de usar una sede electrónica
La oficina electrónica tiene varias ventajas. Las más importantes son:
- Mejora la calidad del servicio: al reducir los tiempos de espera y simplificar los trámites, la oficina electrónica mejora la calidad del servicio a los ciudadanos ya que facilita la comunicación entre la administración y los ciudadanos.
- Ahorra tiempo y dinero: tanto los ciudadanos como las administraciones públicas ahorran tiempo y dinero al realizar gestiones en línea.
- Agiliza los procesos: la oficina electrónica agiliza los procesos administrativos, haciéndolos más eficaces. Adicionalmente, al automatizar las tareas el gobierno puede centrarse en sus funciones principales.
- Aumenta la transparencia y reduce la corrupción: Todas las transacciones dentro de la sede se administran de manera transparente y adicionalmente cuentan con trazabilidad, lo que permite registrar cada una de las etapas por las que pasa un caso de un ciudadano.
- Es respetuosa con el medio ambiente: al reducir el uso de papel, la oficina electrónica es más respetuosa con el medio ambiente.
¿Cómo integrar una sede electrónica en mi entidad?
Si quiere integrar una oficina electrónica en su entidad, debe seguir algunos pasos. En primer lugar, debe evaluar sus necesidades y identificar los servicios que desea ofrecer electrónicamente. Una vez hecho esto, debe crear un plan de sede electrónica y verificar los requisitos tecnológicos a nivel de software que requiere para operar la sede con éxito. Finalmente, debe buscar un proveedor que le permita ejecutar el plan en las fechas estipuladas y donde pueda tener un correcto manejo de la información de los usuarios para cumplir con toda la normativa requerida.
Somos una empresa de software especializada en gestión de la información y contamos con Tramitex, un software de Gestión integrada de correspondencia que le permite la radicación de correspondencia de entrada y salida, así como la administración de PQRSD tanto en soportes físicos como digitales. Adicionalmente, Tramitex incluye una sede electrónica tipo transaccional, puede ver un ejemplo en la siguiente imagen:
Esperamos que este artículo le haya ayudado a entender qué es una sede electrónica y por qué es importante para las entidades estatales. Si quiere saber más sobre este tema, le invitamos a contactarnos.