¿Qué son los instrumentos de archivo?
Un instrumento archivístico es simplemente una herramienta que te ayuda a gestionar tus archivos. Todos los instrumentos que ayudan a ejecutar las actividades y tareas de gestión y planeación de documentos como el manejo optimizado de los papeles, la clasificación, la categorización, la verificación y la ordenación dentro de las organizaciones y entidades son instrumentos de archivo.
Estos garantizan un control exhaustivo de los documentos al proporcionar información completa sobre los mismos, como su destino, tratamiento y disposición final al interior de la entidad.
Hay muchos tipos diferentes de instrumentos archivísticos, pero las más comunes son los cuadros de clasificación documental (CCD), las tablas de retención documental (TRD), los programas de gestión documental (PGD) y los planes institucionales de archivo (PINAR). En este caso nos enfocaremos en las Tablas de Retención Documental ya que es uno de los instrumentos más usados y que mayor utilidad tiene para las organizaciones.
¿Qué es una TRD?
Las TRD (Tablas de Retención Documental) es un instrumento archivístico que ayuda a identificar la vida útil de la información. Establece, a través de criterios específicos, los períodos durante los cuales los diferentes tipos de documentos deben ser conservados por una organización o individuo.
Es una herramienta valiosa para tomar decisiones estratégicas sobre la gestión, conservación y destrucción de los documentos ya que los criterios de clasificación de documentos utilizados en las tablas se basan en la funcionalidad de la información y no en su forma física, esto significa que se puede encontrar información en las tablas en función del tipo de documento, no sólo de su nombre.
Las tablas de retención documental suelen estar compuestas de dos partes: la primera es una tabla que clasifica los documentos por sus características generales, y la segunda establece el periodo de conservación para cada tipo de documento.
Existen tres tipos de tablas de conservación de documentos: funcionales, cronológicas y mixtas. Las dos primeras son las más utilizadas. Las tablas funcionales clasifican los documentos por su función o finalidad, mientras que las cronológicas los agrupan por la fecha de creación o recepción. Las tablas mixtas utilizan ambos métodos para clasificar los documentos.
¿Por qué son útiles las TRD?
Las TRD son importantes ya que ayudan a mantener los documentos de su empresa organizados y bajo control. Reconocer la vida útil de la información contribuye a llevar un mayor control de la producción documental de la empresa ya que puede permitir liberar espacio para que pueda seguir produciendo documentos a un ritmo rápido y ordenado.
Adicionalmente, nos permite realizar dos actividades claves para el funcionamiento de toda entidad
- En primer lugar, le ayuda a identificar los periodos durante los cuales los diferentes tipos de documentos deben ser conservados por una organización o individuo.
- En segundo lugar, hace que sea posible planificar y ejecutar la destrucción de documentos de forma ordenada y oportuna.
¿Cómo se estructura una TRD?
La estructura general de las Tablas de Retención Documenta está formada por una serie de componentes que describen la disposición y los requisitos de cada documento. Para brindarle más claridad al lector serán descritos a continuación:
- Código: Es el principal identificador de un documento y nos hace que sea fácil de indexar en un sistema de búsquedas
- Series y tipos documentales: Permite identificar el tipo de documento y la categoría a la que pertenece. Un ejemplo de serie puede ser: administrativa. Mientras que un ejemplo de tipo documental puede ser: acta, resolución o acuerdo.
- Retención y disposición final: establece el ciclo de vida del documento y su ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.
- Soporte: Esta descripción nos permite saber si el documento se encuentra en formato físico o electrónico.
- Procedimiento: Nos permite conocer la descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido su ciclo de vida.
¿Qué necesito y cómo se usa una TRD?
Para crear una TRD en su empresa, primero debe conocer la estructura orgánica y funcional de la misma, así como las divisiones que la componen. Esto ayuda a la identificación de series, tipologías y categorías de documentos que le ayudan a determinar cuáles son relevantes entre sí dentro de la organización.
Los tiempos de conservación se establecen en función de la importancia del documento en los procedimientos administrativos, su valor para el proceso de gestión, las normas, leyes y reglamentos internos que lo rigen.
Usualmente toda la administración de estas tablas de retención documental será realizado desde un software de gestión documental, lo que implica que todos los usuarios que contribuyen a la creación de documentos deben ser informados y recibir un entrenamiento para que conozcan la administración de las TRD, evitando fugas de información y retenciones innecesarias.
Con una TRD en marcha, su organización puede tener un mejor control sobre la producción documental y mantener un alto nivel de organización. Es una herramienta importante para tener en su arsenal de gestión de documentos y puede ayudarle a mantener su negocio funcionando sin problemas.
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