La transformación digital de los documentos: De lo físico a lo electrónico

¿Qué es un archivo?

Para comenzar, un archivo es una colección de documentos o registros que son importantes para una organización. Pueden ser archivos físicos o electrónicos, pero el tipo de archivo más común en la actualidad es el digital. Un archivo digital está conformado por un nombre que lo identifica, una extensión que indica su formato, un tamaño y algunas veces una descripción y ubicación.

Las diferencias entre un archivo digital y uno físico

La principal diferencia entre un archivo físico y uno digital es que al primero se puede acceder y compartir físicamente, mientras que el segundo requiere un software especializado para acceder a él.

Una segunda diferencia entre estos dos tipos de archivos es su tamaño. Un documento digital, por ejemplo en formato Microsoft Word, tiene una media de 200 kb mientras que un archivo físico debe ocupar un espacio y ser almacenado siguiendo otras directrices.

La tercera diferencia entre estos dos tipos de archivos es que los archivos físicos pueden perderse o dañarse, mientras que los archivos digitales son mucho mas resistentes a los daños. Un archivo físico puede extraviarse fácilmente, ser destruido por un incendio o una inundación, o simplemente olvidarse de él y no volver a encontrarlo. Los archivos digitales, en cambio, pueden asegurarse mediante copias de seguridad periódicas y alojarse en servidores distribuidos para asegurar su preservación.

Problemas de la gestión de archivos físicos

Altos costos de mantenimiento

El poder almacenar archivos físicos siguiendo todos los protocolos de seguridad y mantenimiento que exige la normatividad es una tarea bastante costosa pero innegociable para las organizaciones ya que la ausencia de estas medidas puede dar lugar a la pérdida de información importante o incluso a un litigio contra la empresa si contienen información sensible que no estaba debidamente protegida.

Baja accesibilidad

Los registros físicos no son fácilmente accesibles para las personas externas a las entidades, esto dificulta el relacionamiento con clientes o socios ya que los documentos pueden verse alterados o perderse durante el proceso de transporte. Adicionalmente, al interior de las organizaciones también pueden existir problemas de accesibilidad si no hay una correcta estructura jerárquica y de permisos a la hora de acceder a la información.

Disminución de la capacidad analítica

El tener archivos físicos dificulta la medición y por ende limita los análisis que podemos realizar sobre los diversos procesos llevados a cabo al interior de la entidad. Como consecuencia de esta situación las entidades no podrán medir su progreso y podrán llegar a ser menos competitivas frente a la competencia.

Ventajas de los archivos digitales

El uso de archivos digitales en una empresa tiene muchas ventajas. Las más importantes son:

Seguridad avanzada

Un archivo digital es mucho más seguro que un archivo físico. Puede protegerse con una contraseña para que sólo el personal autorizado pueda acceder al mismo, esto evita que personas no autorizadas accedan a información sensible. También se puede encriptar para que no pueda ser leído por personas no autorizadas.

Además, los archivos digitales tienen una copia de seguridad periódica, por lo que si algo le ocurre al archivo original, puedes seguir contando con el respaldo. Finalmente, también podemos alojar el archivo en servidores distribuidos en múltiples regiones para asegurar la integridad del mismo en caso de algún desastre o ataque.

Almacenamiento

Los archivos digitales pueden almacenarse en cualquier tipo de ordenador o dispositivo de almacenamiento, como servidores, computadores o discos duros externos. En cambio, los archivos físicos deben guardarse siempre en un lugar específico y no pueden compartirse fácilmente entre personas.

Facilidad de acceso

Se puede acceder a los archivos digitales desde cualquier parte del mundo si se dispone de una conexión a Internet (con algunas excepciones). Los archivos físicos deben permanecer siempre in situ y no se pueden compartir fácilmente entre personas. Esto los hace más convenientes para los empleados que viajan con frecuencia o trabajan de forma remota y distribuida. Además, los archivos digitales permiten que varios usuarios vean el mismo archivo al mismo tiempo, algo que no es posible con los archivos físicos.

Trazabilidad

Un archivo digital puede modificarse, copiarse o borrarse a voluntad conservando toda la historia o trazabilidad del documento y actualizando estos datos en tiempo real. Esto permite a las organizaciones tener una única fuente de la verdad. En cambio, un archivo físico no puede hacerlo porque siempre debe guardarse como una nueva versión, esto significa que cualquier cambio realizado en un lugar no afectará a otras copias del mismo documento.

¿Quién debe considerar la transformación digital?

Los archivos son importantes para las empresas porque almacenan y guardan toda la información que la empresa ha producido en su historia. La transición de los archivos físicos a los electrónicos se produce cuando una empresa se da cuenta de que es más eficiente almacenar toda su información electrónicamente en lugar de físicamente.

Los expedientes de un archivo digital se almacenan en servidores y pueden ser consultados por usuarios autorizados en cualquier parte del mundo siempre que tengan una conexión a Internet. También permiten que varias personas accedan a los documentos y los modifiquen al mismo tiempo, algo que no es posible con los archivos físicos.

A medida que el mundo está más conectado, todas las organizaciones necesitan ser capaces de operar a escala global, lo que sólo es posible si sus sistemas de información están interconectados y son accesibles desde cualquier parte del mundo. Por lo que todas las entidades que quieran mantenerse competitivas y no hayan digitalizado sus procedimientos deberían considerarlo.

¿Por dónde debo comenzar el proceso?

El proceso de transformación digital es complejo y requiere planificación y liderazgo por parte de la alta dirección. El primer paso en este proceso será definir qué es un archivo y cómo debe gestionarse en su organización. Hay muchas diferentes tipos de archivos, como los que contienen documentos, imágenes o vídeos. Cada tipo de archivo tiene su propio conjunto de buenas prácticas de gestión y almacenamiento.

También tendrás que determinar qué archivos merece la pena conservar en el espacio digital y cuáles pueden desecharse de forma segura. Para ello, se suele crear un calendario de retención que indique qué información debe conservarse el calendario debe ser revisado y actualizado periódicamente. El calendario debe revisarse y actualizarse periódicamente

El siguiente paso es crear un inventario de todos los archivos digitales que su organización tiene actualmente. Debe incluir la ubicación de cada archivo, quien es su propietario y su estado de conservación. También tendrá que desarrollar un proceso para definir cómo añadir nuevos documentos a sus archivos digitales.

Mientras vas realizando todas las tareas relacionadas con digitalización y disposición final, debes buscar un sistema de gestión documental donde puedas administrar todos los documentos de la entidad de la mejor manera. Para más información sobre cómo escoger un software de gestión documental puedes consultar nuestra publicación Software de gestión documental: Qué es y cómo elegir el adecuado.

Si tienes alguna inquietud adicional no dudes en contactarnos, estaremos encantados de ayudarte.