Una de las herramientas que le permite a las empresas aplicar un proceso de transformación digital de forma correcta es un gestor documental. Este software te ayudará a con la gestión y el control todos los documentos y datos de la organización electrónicamente.
Sin embargo, hay muchos productos en el mercado y puede que no todos se ajusten a todas las industrias o a todas las empresas. Esta guía pretende ser una herramienta para que puedas escoger un sistema de gestión documental que se adapte a tu empresa y te permita no solo gestionar contenido, si no alcanzar objetivos de negocio y alcanzar la eficiencia administrativa.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un sistema de gestión documental es un programa que permite a las empresas conservar, organizar y recuperar sus documentos. Hablamos de facturas de compra, hojas de datos técnicos, remisiones de entrega, recepción y captura de peticiones de usuarios o hasta contenidos compartidos a través de correo electrónico
El software de gestión de documentos está diseñado para facilitarle la búsqueda, administración y gestión de sus archivos. Es una buena manera de llevar un control de todos los documentos que están relacionados entre sí para poder encontrar rápidamente lo que se necesita cuando se necesita. Sin importar el sector en el que se encuentra su entidad, un gestor puede hacer mejor a su organización.
Los sistemas de gestión de documentos ayudan a las empresas a optimizar sus flujos de trabajo o workflow aumentando la velocidad y productividad de los empleados mediante procesos automatizados y proporcionando un acceso seguro a los archivos desde cualquier dispositivo gracias a la tecnología.
Contar con un software de gestión documental es importante ya que es difícil recuperar los documentos en un entorno caótico. Además, un sistema de archivo inadecuado o la falta de un procedimiento de archivo estándar dificultan su recuperación en el futuro. Esto provocaría la pérdida de datos y quizás pondría en peligro la reputación o la viabilidad de tu empresa.
ventajas del software de gestión documental
El uso de un sistema de gestión documental en su empresa tiene muchas ventajas. Algunos de estos beneficios son:
Centralización de la información
El número de vías por las que pasa la producción de documentos de una empresa es considerable. En consecuencia, grandes cantidades de datos están desestructurados y dispersos por los numerosos sistemas de una empresa. Un sistema de gestión documental mantiene y organiza todos los datos del trabajo diario de la empresa en un solo lugar. Permitiendo un almacenamiento centralizado a través de una plataforma en la nube.
Mejora en el flujo de trabajo
Un software de gestión documental te puede ayudar a gestionar tu flujo de trabajo de forma más eficaz y eficiente. El sistema proporcionará una visión global de los procesos de trabajo de la empresa, haciendo posible la automatización de determinados procedimientos. Este control de los procesos permitirá a la dirección hacer un seguimiento de las actividades no completadas, supervisar las tareas que ya se han realizado o automatizar los procesos que consumen tiempo y que podrían ahorrar dinero para la consecución de objetivos de negocio.
Seguridad de la información
Todavía hay varias empresas que conservan sus registros en papel y, por tanto, la posibilidad de que un archivo se extravíe o se destruya es considerable. El software de gestión documental ayuda a solucionar este problema. El peligro de pérdida disminuye considerablemente al crear copias digitales de los registros en papel. Como resultado, la empresa puede trabajar con la confianza de que todos sus datos están a salvo. Adicionalmente, algunas soluciones incluyen el control de versiones, lo que le permitirá estar seguro de que si un archivo se daña se podrá restaurar la última copia correcta.
Colaboración y trabajo en equipo
Las personas pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo cuando se guarda en una ubicación central y hay varias personas trabajando en él. Los empleados pueden acceder a una visión general de un documento en cualquier momento y realizar cambios si es necesario utilizando la colaboración documental. La colaboración entre los trabajadores de la empresa reduce así las barreras para compartir conceptos e información dentro de la organización.
¿Cómo elegir el software de gestión documental adecuado?
A la hora de elegir un sistema de gestión documental, hay que tener en cuenta algunas cosas
Flexibilidad y escalabilidad
Debe ajustarse a las exigencias de la empresa, así como a las que afrontará en el futuro. Las necesidades de hoy pueden diferir drásticamente de las de su empresa dentro de dos o tres años, así que sea prudente y considere este aspecto como una consideración importante en su decisión.
Facilidad de uso
La gestión y el acceso a los documentos debe ser simple. De nada servirá tener una herramienta muy eficaz si su uso es complicado, por lo que la interfaz de usuario debe ser sencilla y sin complicaciones. Lo ideal es que puedas crear, editar, modificar y compartir todo tipo de documentos, incluyendo archivos de texto, imágenes, PDFs en una interfaz fácil de usar.
Funciones de búsqueda
Es fundamental tener claras las posibilidades de indexación de los documentos para simplificar las tareas de búsqueda. Según varias investigaciones, un empleado pasa entre el 20% y el 36% de su jornada laboral buscando y recuperando información crítica, dedicando 1,8 horas diarias a esta actividad. Una base de datos gestionada correctamente le permitirá a los usuarios realizar búsquedas mucho más rápidas.
Seguridad
La mejor solución de gestión de la información debe incluir sistemas de copia de seguridad, filtros personalizables y un seguimiento exhaustivo de los permisos y las acciones de los usuarios para lograr el mayor nivel de control de la información.
Integración con otras aplicaciones de su organización
Es fundamental tener presente si la solución permite la integración de otros sistemas que se usen en tu organización, como los principales ECM o enterprise content management, por ejemplo Microsoft SharePoint. De este modo, la aplicación tendrá éxito y mejorará la optimización de la gestión documental de la empresa.
Uso de tecnologías en la nube
Los empleados utilizan cada vez más los documentos electrónicos para tratar asuntos fuera de la oficina, y tener el almacenamiento de la información en la nube significa dar un paso más en cuanto al acceso a la documentación, lo que ayudará a la eficiencia de la organización.
Versionamiento y trazabilidad
Los documentos electrónicos suelen ser documentos vivos, ya que siempre están en evolución. Encontrar versiones y poder acceder a ellas rápidamente siempre será beneficioso. Crear, modificar y recuperar cada documento determinando el nombre del autor y seguir el progreso del proyecto será muy útil. Así como poder determinar la trazabilidad de un documento dentro de la organización
Costos de la solución
Algunas empresas tienen en cuenta el coste de un servicio, pero no tiene por qué ser el factor principal a la hora de determinar qué proveedor elegir. Un precio más barato puede acabar siendo un gasto innecesario si no está a la altura de sus expectativas, y un software que parece costoso al principio puede compensarle rápidamente. Considere también si las opciones de pago que se ofrecen incluyen el pago único o si el software tiene un modelo SaaS o también conocido como Software como servicio.
Atención al cliente y soporte
Además, hay que tener en cuenta la asistencia del proveedor no sólo durante la instalación, sino también durante todo el periodo del contrato de servicio, en caso de que se haga de forma periódica, o la atención al cliente después de la compra. Los programas están actualizados, y no siempre los informáticos saben cómo adaptarlos.
Una vez que hayas considerado todos estos factores, podrás comunicarte con diversos proveedores de programas para que puedan ayudarte a entender mejor cómo sus soluciones pueden hacerte el mejor de tu sector. Un proveedor de software con experiencia debe ser capaz de identificar los requisitos reales de tu empresa, si su programa es adecuado para ellos, y qué ventajas tangibles recibirá con la integración de sus servicios.
En conclusión, el software de gestión de documentos es una excelente manera de organizar sus documentos en un solo lugar para que cualquiera pueda acceder a ellos fácilmente. Sin embargo, la elección de una herramienta presenta ciertas complejidades y requiere que se realice un análisis al interior de la empresa y que también se valoren todas las soluciones del mercado para identificar la mejor oportunidad para tu negocio.
Si desea mayor información o quiere conocer nuestras soluciones de software enfocadas en la gestión documental puede contactarnos y estaremos encantados de acompañarlo en el proceso.