Si estás buscando una manera de gestionar tus documentos de manera más eficaz, y estás considerando integrar Sharepoint como gestor documental para tu organización, esta publicación es para ti. Sharepoint es una plataforma que se puede utilizar para crear y gestionar sitios web y documentos. Es un software ideal para las empresas que necesitan una forma de almacenar y compartir grandes cantidades de datos.
En esta entrada del blog, hablaremos del alcance, ventajas y características de usar Sharepoint como gestor de documentos electrónicos. Al final podrás saber si es una herramienta adecuada para tu organización o si necesitas buscar soluciones más robustas para dar cumplimiento a tus necesidades y gestionar toda la información de tu entidad.
¿Qué es Sharepoint?
Para comenzar, Sharepoint es una plataforma creada por Microsoft en 2001. Sirve para crear y gestionar sitios web y documentos. Las empresas lo utilizan para almacenar y compartir grandes cantidades de datos. Cuenta con una gran versatilidad, ya que puede utilizarse como gestor de documentos, herramienta de comunicación o plataforma de colaboración en equipo.
Existen dos versiones de este software: Sharepoint Online y Sharepoint Server. La principal diferencia entre ambas es que Sharepoint Online es alojado por Microsoft, mientras que Sharepoint Server está instalado en su red local. A Sharepoint Online podrás acceder a través de un navegador web y para los objetivos de esta publicación nos enfocaremos en Sharepoint Online ya que es la opción mas usada actualmente.
¿Cómo funciona SharePoint Online?
Ahora que ya sabemos qué es Sharepoint, vamos a cómo funciona. Es una plataforma basada en la web a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto lo hace ideal para las empresas que tienen empleados que trabajan a distancia.
Además, permite compartir documentos con otros usuarios de forma fácil y segura. Cuando creas un sitio en Sharepoint, se te proporciona un conjunto de herramientas para gestionar tu sitio web. Entre ellas se encuentran:
- un editor de contenidos para crear y gestionar páginas
- listas para almacenar datos de forma estructurada
- bibliotecas para almacenar archivos
Todas estas herramientas pueden utilizarse para crear un sitio web o un sistema de gestión de documentos. Lo mejor de Sharepoint es que es muy versátil y puedes utilizarlo como quieras. No está limitado a un conjunto predefinido de características.
Características de Sharepoint como Gestor Documental
Una vez explicado qué es Sharepoint y cómo funciona. Vamos a profundizar en sus características a la hora de ser usado para la gestión de documentos.
Control de versiones
Sharepoint mantiene un registro de todos los cambios realizados en los documentos, por lo que puedes volver atrás y ver quién hizo qué cambio, cuándo se hizo y por qué.
Seguridad
Sharepoint te permite controlar el acceso a tus documentos estableciendo permisos para cada usuario. Puedes decidir quién puede leer, editar o eliminar un documento.
Flujo de trabajo
Con Sharepoint puede crear un flujo de trabajo para cada documento. Esto automatizará el proceso de aprobación, revisión o publicación de documentos.
Colaboración
Sharepoint le permite colaborar con otros usuarios en los documentos. Puedes trabajar conjuntamente en un documento en tiempo real, y ver quién realiza los cambios a medida que se producen.
Almacenamiento
Una de los grandes beneficios de Sharepoint es que ofrece mucho espacio de almacenamiento. Puedes almacenar todos los documentos que quieras en en una biblioteca de Sharepoint sin preocuparte de quedarte sin espacio.
Integración
Sharepoint se integra bien con otras aplicaciones de Microsoft, como la suite de Microsoft Office 365 y su correo electrónico, Outlook. Esto le permite crear y gestionar fácilmente documentos desde estas aplicaciones.
Metadatos
Sharepoint le permite añadir metadatos a sus documentos. Se trata de datos que describen el documento, como el autor, el título y el asunto.
Búsquedas
Sharepoint ofrece un potente motor de búsqueda que permite encontrar documentos de forma rápida y sencilla.
Ventajas de usar Sharepoint como gestor documental
Ahora que sabemos qué es Sharepoint y cómo funciona esta aplicación, veamos las ventajas de utilizarlo para la gestión de documentos
- Acceder a tus documentos desde cualquier parte del mundo.
- Gestiona cada usuario y los permisos que tiene dentro del sitio.
- Personalizarlo para satisfacer sus necesidades específicas.
- Sharepoint es una plataforma muy popular que existe desde hace más de 15 años . Esto significa que hay una gran comunidad de usuarios que pueden ayudarte si necesitas apoyo o proveedores.
Limitantes de Sharepoint como gestor documental
Una vez vistas todas las ventajas y características de Sharepoint como un sistema de gestión, procedamos a encontrar sus limites. Esto te permitirá comenzar a ver si es un software adecuada para tu empresa o si en requieras otra tecnología en tu empresa.
Los documentos no cuentan con una correcta estructura archivística
Las tablas de retención documental se utilizan para definir cuánto tiempo deben conservarse los documentos y cuáles pueden destruirse. Los calendarios de conservación se utilizan para saber cuándo los documentos han llegado al final de su período de conservación y deben ser destruidos.
Este proceso se lleva a cabo a partir de las TVD o tablas de valoración documental, las cuales son un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final.
¿Qué implicaciones tiene no tener una correcta estructura archivística?
No podrás ejecutar transferencias de archivos
Una transferencia documental consiste en la remisión de los documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico, una vez, éstos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de permanencia fijado en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
No podrás integrar una unidad de correspondencia ni gestionar comunicaciones oficiales
Una unidad de correspondencia se encarga de recibir, clasificar, radicar, archivar, registrar y entregar documentos a los responsables de cada dependencia de una organización. Se encarga de organizar los servicios de recepción, archivo y distribución de comunicaciones de forma centralizada y sistemática para que contribuyan a los esfuerzos de desarrollo y conservación del programa de gestión de documentos.
El proceso de radicar un archivo consiste en la asignación de un número de expediente a un documento, así como la inclusión de cierta información relativa al mismo que se considera relevante a la hora de entrar, salir o moverse entre departamentos de una empresa, como la fecha y la hora de recepción. Es una práctica habitual crear Stickers con el identificador de código de barras para que se pueden escanear y el número de expediente asociado aparece automáticamente en el campo correspondiente.
Ninguna de estas tareas podrá ser desarrollada si usas únicamente Sharepoint para tu gestión de documentos. Realizar estas tareas manualmente es especialmente problemático para instituciones que deben brindar atención al cliente o al ciudadano y reciben cientos de solicitudes diariamente.
No cumplirás con la normatividad vigente
La gestión documental es un proceso que se encuentra regulado por instituciones como el Archivo General de la Nación y estándares a nivel global como el MoReq. Si deseas conocer un poco más sobre gestión documental y normatividad puedes leer ¿Cuáles son las normas de gestión documental en Colombia en 2022? una de nuestras últimas publicaciones de Blog donde profundizamos en este tema.
Para lo que atañe a esta publicación. Es necesario aclarar que si usas Sharepoint como gestor documental no tendrás total cumplimiento a nivel normativo. En el caso de Colombia, no podrás cumplir con acuerdos como el 004 del 30 de abril de 2019 o decretos como el 1080 del 16 de mayo de 2015, ya que están intrínsecamente relacionados con el poseer Tablas de Retención Documental o la realización de transferencias documentales.
¿Para quién es una buena solución?
En base a todo lo expuesto anteriormente, Sharepoint es una herramienta muy buena para ti si estas buscando una herramienta que te permita almacenar documentos electrónicos en un lugar centralizado y en el cual puedas crear todo un sistema de permisos que permita mejorar el trabajo en equipo.
Es adecuado para organizaciones pequeñas que no tienen obligaciones a nivel normativo y no tienen sistemas de correspondencia o comunicaciones muy robustos, o que te permitirá administrarlos de forma manual.
Si en cambio, haces parte de una organización que necesite realizar transferencias de archivos, radicar documentos y cumplir con la normatividad vigente, el mejor sistema para ti será buscar un gestor documental que te permita contar con una correcta estructura archivística y manejar todos tus documentos de una forma avanzada.
En IOIP nos hemos especializado en el desarrollo de software de gestión documental en Sharepoint. Contamos con herramientas que te permitirán aprovechar todos los beneficios de Microsoft y office 365 y a su vez integrar una solución robusta con correcta estructura de archivo para alcanzar el cumplimiento normativo y mejorar la productividad de tu empresa.
Si tienes alguna pregunta o deseas conocer más sobre nuestros servicios, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte.